Time management
Una definizione classica descrive il time management come il «processo in cui si determinano le esigenze assegnando priorità e pianificando i compiti necessari per soddisfarle» (Lakein, 1973).
E’ un modo efficiente di definire gli obiettivi professionali e gestire la loro organizzazione in un lasso di tempo specifico.
Con il time-management si rende efficiente l’uso che facciamo del tempo permettendo così di migliorare la qualità del tempo lavorativo e, di conseguenza, migliorare il tempo personale.
La nostra mente fatica a rimanere nel tempo presente, è costantemente proiettata al futuro (pianifica, organizza) o al passato (ripensa, ricostruisce).
Questo può portare a stati di stress e ansia.
Prenditi un momento per pensare a come gestisci attualmente il tuo tempo: poniti le seguenti domande:
- Ti fissi obiettivi a lungo, medio e breve termine per pianificare come utilizzi il tuo tempo?
- Hai un’idea realistica della durata delle attività?
- Sai esattamente quanto tempo devi dedicare allo studio/lavoro ogni settimana?
- Scrivi una lista quotidiana di cose da fare?
- Le attività su cui lavori durante il giorno sono quelle con la massima priorità?
- Hai un diario che usi regolarmente per tenere traccia delle tue attività?
- Stabilisci obiettivi specifici per ciascun periodo di lavoro?
- Completi i tuoi obiettivi ogni giorno durante le ore più produttive?
Se hai risposto “no” a una qualsiasi delle domande precedenti, trarrai vantaggio da alcuni dei suggerimenti seguenti!
E’ importante suddividere i propri compiti e organizzarli immaginando degli step intermedi per raggiungere obiettivi più generali. Questo permette anche di fare una verifica realistica del proprio carico lavorativo.
Un elenco scritto delle task, lo status e le priorità permette di impiegare meno risorse cognitive della propria “memoria lavoro”, diminuisce la frequenza di dimenticanze e permette di gestire meglio gli imprevisti.
E’ importante ricordare che il nostro team è una delle maggiori risorse a cui possiamo fare affidamento, infatti strutturare rapporti collaborativi in cui i compiti sono suddivisi tra i membri del gruppo può davvero essere molto efficace.
Creare un ordine di importanza delle proprie attività permette di lavorare sempre con un livello di organizzazione adeguato rispetto all’importanza degli obiettivi che ci siamo dati.
Vedi sezione Matrice di Eisenhower
Questa semplice azione è utilissima perché ci permette poi di mettere in atto una programmazione più consapevole ed efficace.
LA MATRICE DI EISENHOWER
Stephen Covey
“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”
Questa frase, attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente degli Stati Uniti negli anni ’50, è alla base di un metodo di ottimizzazione del tempo noto come matrice di Eisenhower, nota anche come matrice di Covey dal nome di Stephen Covey, che ha studiato questo modello nel suo libro «The 7 habits of higly effective people» (in italiano: Le 7 regole per avere successo).
La matrice di E. è un metodo per strutturare le proprie attività per priorità e, costruendo una scala di urgenza delle attività, ci consente di ottimizzare il nostro tempo di lavoro.
Innanzitutto è necessario cominciare dalla definizione di due concetti chiave:
IMPORTANTE
è un concetto legato ai valori personali di ognuno, quindi è un parametro soggettivo.
URGENTE
è un parametro oggettivo perché associato alla variabile tempo.
Combinando i due parametri, abbiamo i quattro quadranti che compongono la Matrice di Eisenhower:
1: IMPORTANTE E URGENTE
da fare subito
Qui vanno le cose importanti che possono avere un impatto immediato su altre persone e che hanno conseguenze rilevanti se non vengono fatte.
Occupati di queste operazioni da subito.
2: IMPORTANTE MA NON URGENTE
Pianifica per
Qui vanno i compiti importanti ma per i quali hai ancora tempo. Pianifica il tuo lavoro per occupartene con calma ma senza tralasciarli.
3: URGENTE MA NON IMPORTANTE
Fallo dopo
Alcune cose potrebbero essere urgenti – specialmente per altre persone – ma in realtà non sono così importanti. Fatele più tardi, o chiedete a qualcun altro di farle.
4: NON IMPORTANTE E NON URGENTE
Elimina
Attività inutili che costituiscono una perdita di tempo, cerca di liberartene.
Il riquadro 1 contiene attività che devono essere completate il prima possibile e non possono essere delegate ad altri (progetti in scadenza, chiamate ai clienti, problemi urgenti che devono essere risolti rapidamente, programmi in scadenza o già scaduti. Le attività che rientrano in questo quadrante vanno ridotte al massimo, in quanto sono quelle che aumentano il rischio di farti perdere il controllo della situazione, trovandoti a lavorare in costante emergenza.
Il riquadro 2 è relativo ad attività importanti ma non urgenti, come progetti a medio o lungo termine, attività finalizzate allo sviluppo personale o alla definizione concreta di nuove strategie operative. Poiché sono azioni di natura strategica e a lungo termine, possono essere affrontate senza pressioni. Ricorda sempre che se non vengono curate rischiano di divenire urgenti.
Il riquadro 3 contiene attività urgenti ma non importanti. Si tratta di attività urgenti e ingannevolmente importanti che dipendono quasi sempre dalle persone, o comunque da circostanze esterne, che spesso possono essere delegate. Se spendi il tuo tempo in azioni del quadrante 3 stai solo rubando le tue risorse ed energie per perseguire ciò che ti preoccupa e ti interessa davvero.
Il riquadro 4 contiene tutto ciò che è pura e semplice perdita di tempo: attività banali o inutili, distrazioni, scuse più o meno consapevoli per rimandare ciò che è veramente importante e/o urgente.
Grazie a questo metodo, puoi ottimizzare il tuo tempo, ovviamente dopo aver fatto un elenco dettagliato delle attività che devi svolgere, ritrovando il tempo per te stesso e per le tue passioni e interessi, riducendo così i fattori di stress sia sul lavoro che nella tua vita personale .
LA TECNICA DEL POMODORO
La tecnica del pomodoro è una tecnica di time management nata negli anni Ottanta che mira a sfruttare al meglio le capacità di concentrazione così da ottenere la massima produttività.
Essa si basa su un’ampia pianificazione del tempo, in modo da ridurre il rischio di distrazioni, prestazioni insufficienti e scadenze tardive.
E’ quindi una tecnica perfetta per imprenditori, sviluppatori, designer e liberi professionisti in generale.
L’ideatore Francesco Cirillo ideò questa tecnica per affrontare lo studio universitario durante le sessioni di esame.
Utilizzò un banale timer da cucina a forma di pomodoro per scandire gli intervalli di studio dalle pause, e fu proprio dal timer usato che nacque il nome “tecnica del pomodoro”.
Come funziona?
L’idea alla base di questa tecnica è che la concentrazione umana non è costante e prolungata nel tempo quindi è necessario pianificare la propria attività in intervalli scanditi da brevi pause che permettono al cervello di «ricaricarsi» per poi ricominciare a lavorare con la giusta attenzione.
Si consigliano generalmente intervalli di 25 minuti con pause da 5 minuti.
Dopo 4 sessioni «di pomodoro» (un totale di 100 minuti di lavoro e 15 minuti di pausa) si può fare una pausa più lunga di 15 – 30 minuti.
In breve
- Definire gli obiettivi della giornata lavorativa e fare una stima del tempo a disposizione.
- Suddividere il lavoro in sessioni da 25 minuti ciascuna impostando un “pomodoro timer”.
- Ogni 25 minuti fare una breve pausa.
- Ogni 4 “pomodori” (cioè i periodi di attività lavorativa) fare una pausa più lunga.
All’inizio può essere difficile mantenere l’attenzione su una sola attività per 25 minuti o riuscire ad adattare i propri compiti lavorativi alle tempistiche della tecnica del pomodoro. Ma con la pratica si potrà notare una maggiore facilità nell’organizzazione del lavoro e godere dei momenti di svago.
Si possono trovare vari pomodoro timer online, sia per PC che APP, ecco alcuni link utili:
Attenzione però a far si che l’uso di queste app non aumenti i fattori di distrazione invece che diminuirli!
