Problem solving
Tutte le persone devono affrontare e risolvere problemi quotidianamente, sia nella vita privata che nella vita professionale. Per far questo mettono in campo capacità di analisi e prontezza nell’individuare le soluzioni.
Soprattutto in ambito lavorativo è possibile applicare delle tecniche che aiutano a sciogliere situazioni complesse e a prendere decisioni coerenti e razionali rispetto al problema da affrontare.
La prima cosa da fare per risolvere un problema è individuarlo. Talvolta le scelte sbagliate sono motivate da una errata definizione del problema. Un metodo semplice per evitare questi errori è l’approccio dei «5 perchè».
Il metodo dei «5 PERCHE’»
Prima di pensare a possibili soluzioni è utile individuare la radice del problema che si vuole affrontare.
Con questo metodo è necessario semplicemente chiedere “perchè?” cinque volta per arrivare alle origini di un problema
Finding out the root cause of a problem can often be useful before starting to think about possible solutions. In this approach, you simply ask ‘why?’ five times, to track the origins of the problem backwards.
L’esempio che segue è ambientato in un ufficio e riguarda la sostituzione di un dipendente e l’arrivo di una nuova risorsa. Un giudizio superficiale attribuirebbe la colpa al nuovo impiegato mentre, con l’approccio dei “5 perchè”, si ottiene un quadro più complesso del problema.
1.
Il sistema gestionale mostra dati obsoleti dei clienti. Perché?
2.
Perché il nuovo dipendente non ha aggiornato i dati il mese precedente. Perché?
3.
Perché nessuno ha insegnato l’uso del software al nuovo dipendente. Perché?
4.
Perché nessuno, oltre alla risorsa che è stata sostituita, sa usare quel software. Perché?
5.
Perché non è stata valutata la possibilità che quella risorsa lasciasse l’azienda, né stimate le difficoltà di sostituzione e la necessità di un aggiornamento delle capacità informatiche del personale.
Se la correzione del problema può essere un semplice aggiornamento dei dati, il metodo dei «5 perché» rivela un problema molto più importante: una scarsa conoscenza del personale e una errata organizzazione delle posizioni lavorative.
LA TECNICA dei «6 STEP»
Trovare la radice di un problema è sicuramente un passaggio necessario per arrivare alla soluzione ma potrebbe non essere sufficiente soprattutto se si affronta una situazione particolarmente complessa.
Far attenzione ai «6 step» che seguono aiuterà a individuare la soluzione adeguata.
1.
DEFINIRE IL PROBLEMA
La prima cosa da fare è sicuramente capire qual è il problema. Prova a fare delle ipotesi che ti aiutino a definirlo:
Cosa accadrebbe se me ne occupassi subito? E se invece rimandassi?
Chi sarebbe la persona più adatta a risolvere il problema?
Se la responsabilità non fosse tua cambierebbe qualcosa.
Puoi anche provare a descrivere il problema semplice in una o massimo due frasi.
2.
TROVARE LA CAUSA PRINCIPALE
Il problema e la fonte del problema non sono la stessa cosa. In alcuni casi potresti trovare più di una causa allo stesso problema.
Una volta identificate una o più cause profonde, puoi testare le tue idee per vedere se ci sono prove a sostegno o se sei giunto alla conclusione sbagliata.
3.
IMMAGINARE DIVERSE SOLUZIONI
E’ il momento di affidarsi alla creatività. Innanzitutto puoi chiedere ad altri come hanno affrontato problem simili.
Crea un elenco o una mappa mentale e sforzati di trovare più soluzioni a uno stesso problema domandandoti “e se?”…
4.
SCEGLIERE UNA SOLUZIONE
E’ il momento di affidarsi alla creatività. Innanzitutto puoi chiedere ad altri come hanno affrontato problem simili.
Crea un elenco o una mappa mentale e sforzati di trovare più soluzioni a uno stesso problema domandandoti “e se?”…
5.
ATTUARE LA SOLUZIONE SCELTA
Dopo aver scelto la soluzione pianifica la sua attuazione: quanto tempo ti servirà, quali risorse, quali persone etc. Decidi cosa devi fare tu e cosa devono fare gli altri e assicurati che gli altri lo capiscano. Datti un limite di tempo e scegli un modo per capire quando il problema sarà effettivamente risolto.
6.
VALUTARE LA SOLUZIONE
Se il problema persiste o effettivamente peggiora, non continuare con la stessa soluzione, chiaramente non funziona!
Potrebbe anche essere necessario tornare a una fase precedente del ciclo e ripetere alcuni passaggi.
Va bene essere orgoglioso di te stesso se risolvi il problema, ma non fermarti qui. Pensa al motivo per cui quella soluzione ha funzionato e se la prossima volta procederesti allo stesso modo.
