Az időmenedzsment

A klasszikus meghatározás szerint az időgazdálkodás „olyan folyamat, amelyben a szükségletek meghatározása a prioritások kijelölésével és az ezek teljesítéséhez szükséges feladatok megtervezésével történik” (Lakein, 1973).

Ez egy hatékony módja a szakmai célok meghatározásának és azok meghatározott időkereten belüli szervezésének.

Az időgazdálkodással hatékonyan használjuk ki az időnket, ezáltal javítjuk a munkaidő minőségét, és következésképpen a személyes időnket is.

Elménk küzd, hogy a jelen időben maradjon, folyamatosan a jövőbe (tervezés, szervezés) vagy a múltba (újragondolás, rekonstruálás) vetül.

Ez stresszes és szorongó állapotokhoz vezethet.

 

Szánjon egy kevés időt  arra, hogy átgondolja, hogyan gazdálkodik jelenleg az idejével – tegye fel magának az alábbi kérdéseket:

  1. Tűzött már ki magának hosszú, közép- és rövid távú célokat, melyek segítenek megtervezni, hogyan hasznája fel az idejét?
  2. Van konkrét elképzelés, hogy mennyi ideig tartanak egyes feladatok elvégzése?
  3. Pontosan tudja, mennyi időt kell hetente tanulásra / munkára fordítania hetente?
  4. Készít „napi teendők” listát magának?
  5. Are the tasks you work on during the day the ones with the highest priority?
  6. Van naplója melyben rendszeresen írja tevékenységeit, hogy követni tudja azokat?
  7. Konkrét célokat tűz ki minden munkafolyamatra?
  8. Legaktívabb óráiban végzi el napi feladatait?

Amennyiben a fenti kérdések egyikére is NEM volt a válasza, akkor az alábbi tippek hasznosak lesznek ön számára.

Fontos, hogy az ember felossza a feladatait és rendszerezze azokat úgy, hogy közbenső lépéseket képzel el az általánosabb célok eléréséhez. Ez azt is lehetővé teszi, hogy reálisan felmérje a munkaterhelését.
A feladatok, a státusz és a prioritások írásos listája lehetővé teszi, hogy kevesebb kognitív erőforrást használjon a „munkamemóriájából”, csökkenti a felejtés gyakoriságát, és lehetővé teszi, hogy jobban kezelje az előre nem látható eseményeket. >(sablonokat talál az excelben)
Fontos, hogy ne feledjük, hogy a csapatunk az egyik legnagyobb erőforrás, amelyre támaszkodhatunk, sőt, nagyon hatékony lehet az olyan együttműködési kapcsolatok kialakítása, amelyekben a feladatokat a csapattagok között osztjuk fel.
A tevékenységek fontossági sorrendjének felállítása lehetővé teszi, hogy mindig a kitűzött célok fontosságának megfelelő szervezettséggel dolgozzunk. Lásd az Eisenhower-mátrix részt

Ez az egyszerű művelet nagyon hasznos, mert ezután tudatosabb és hatékonyabb tervezést tudunk végrehajtani.

Stephen Covey

"Ami fontos, az ritkán sürgős, és ami sürgős, az ritkán fontos.”

Ez a mondat, amelyet Dwight D. Eisenhower tábornoknak és az Egyesült Államok elnökének tulajdonítanak az 1950-es években, az alapja az idő optimalizálásának Eisenhower-mátrix néven ismert módszerének, amelyet Stephen Covey mátrixnak is neveznek Stephen Covey után, aki „A rendkívül hatékony emberek 7 szokása” című könyvében (olaszul: Le 7 regole per avere successo) tanulmányozta ezt a modellt.

E. mátrixa egy olyan módszer, amellyel a tevékenységeket prioritás szerint strukturálhatjuk, és a tevékenységek sürgősségi skálájának felépítésével lehetővé teszi, hogy optimalizáljuk a munkaidőnket.

Mindenekelőtt két kulcsfogalom meghatározásával kell kezdeni:

Fontos

ez a fogalom mindenki személyes értékrendjéhez kapcsolódik, tehát szubjektív paraméter.

SÜRGŐS

objektív paraméter, mivel az időváltozóhoz kapcsolódik.

A két paramétert kombinálva megkapjuk a négy kvadránst, vagyis az
Eisenhower-mátrixot:

1: FONTOS ÉS SÜRGŐS

Azonnal meg kell tenni

Itt következnek a fontos dolgok, amelyek azonnali hatással lehetnek másokra, és súlyos következményekkel járhatnak, ha nem teszik meg őket.

2: FONTOS, DE NEM SÜRGŐS

Tervezze meg, hogy később gondoskodik róla.

Itt következnek azok a feladatok, amelyek fontosak, de amelyekre még van időd. Tervezd meg nyugodtan a munkádat, de ne hanyagold el azt.

3: SÜRGŐS, DE NEM FONTOS

Csináld később!

Néhány dolog lehet, hogy sürgős – különösen mások számára -, de valójában nem olyan fontos. Csináld meg őket később, vagy kérj meg valaki mást, hogy csinálja meg.

4: NEM FONTOS ÉS NEM SÜRGŐS

Megszüntetni valók

Haszontalan tevékenységek, amelyek időpocsékolás, próbálj megszabadulni tőlük.

Az 1. rovat olyan tevékenységeket tartalmaz, amelyeket a lehető leghamarabb be kell fejezni, és nem lehet másra delegálni (esedékes projektek, ügyfélhívások, sürgős problémák, amelyeket gyorsan meg kell oldani, esedékes vagy már lejárt programok). Az ebbe a kvadránsba tartozó tevékenységeket a lehető legnagyobb mértékben csökkenteni kell, mivel ezek azok, amelyek növelik annak kockázatát, hogy elveszíti az irányítást a helyzet felett, és állandó vészhelyzetben találja magát dolgozni.

A 2. keretes szöveg a fontos, de nem sürgős tevékenységekre vonatkozik, mint például a közép- vagy hosszú távú projektek, a személyi fejlődést célzó tevékenységek vagy az új működési stratégiák konkrét meghatározása. Mivel ezek stratégiai és hosszú távú jellegű tevékenységek, nyomás nélkül lehet velük foglalkozni. Ne feledd, hogy ha nem foglalkoznak velük, fennáll a veszélye, hogy sürgőssé válnak.

A 3. rovat sürgős, de nem fontos tevékenységeket tartalmaz. Ezek olyan sürgős és megtévesztően fontos tevékenységek, amelyek szinte mindig emberektől, vagy legalábbis külső körülményektől függnek, és amelyek gyakran delegálhatók. Ha a 3. kvadránsba tartozó tevékenységekkel töltöd az idődet, csak az erőforrásaidat és az energiádat lopod el attól, ami igazán foglalkoztat és érdekel téged.

A 4. dobozban minden szerepel, ami puszta időpocsékolás: triviális vagy haszontalan tevékenységek, figyelemelterelés, többé-kevésbé tudatos kifogások a valóban fontos és/vagy sürgős dolgok elhalasztására.

Ennek a módszernek köszönhetően optimalizálhatod az időd, természetesen miután részletes listát készítettél a tennivalókról, időt szakíthatsz önmagadra, szenvedélyeidre és érdeklődési körödre, csökkentve ezzel a stressztényezőket mind a munkahelyen, mind a magánéletben.

A paradicsom-technika

A paradicsom-technika egy időgazdálkodási technika, amely az 1980-as években alakult ki, és célja a koncentrációs képességek legjobb kihasználása a maximális termelékenység elérése érdekében.

Alapja a kiterjedt időtervezés, hogy csökkentse a figyelemelterelés, az alulteljesítés és a határidők késésének kockázatát.

Ezért tökéletes technika vállalkozók, fejlesztők, tervezők és általában szabadúszók számára.

Az alkotó, Francesco Cirillo azért találta ki ezt a technikát, hogy megbirkózzon az egyetemi tanulással a vizsgaidőszakok alatt.

Egy közönséges, paradicsom alakú konyhai időzítőt használt a szünetekből a tanulási szünetek beolvasására, és a használt időzítőről született a „paradicsomtechnika” elnevezés.

Hogy működik?

A technika lényege, hogy az emberi koncentráció nem állandó és nem hosszan tartó, ezért a tevékenységet rövid szünetekkel megszakított intervallumokra kell tervezni, amelyek lehetővé teszik az agy számára, hogy „feltöltődjön”, majd a megfelelő összpontosítással kezdje újra a munkát.

Általában 25 perces intervallumok javasoltak 5 perces szünetekkel.

Négy „paradicsomos” ülés után (összesen 100 perc munka és 15 perc szünet) hosszabb, 15-30 perces szünetet lehet tartani.

Röviden:

  • Határozza meg a munkanap céljait és becsülje meg a rendelkezésre álló időt.
  • Ossza a munkát egyenként 25 perces munkamenetekre egy "paradicsomos időzítő" beállításával.
  • Minden 25 percben tartson rövid szünetet.
  • Minden 4 "paradicsom" (azaz munkaidőszak) után tartson hosszabb szünetet.

Kezdetben nehéz lehet 25 percig egy feladatra összpontosítani a figyelmet, vagy a munkafeladatokat a paradicsomtechnika időzítéséhez igazítani. Gyakorlással azonban könnyebb lesz megszervezni a munkát és élvezni a szabadidőt.

Különböző paradicsom időzítőket találhatsz az interneten, mind PC-re, mind APP-ra, itt van néhány hasznos link:

Vigyázz azonban, hogy ezen alkalmazások használata ne növelje a figyelemelterelő tényezőket, ahelyett, hogy csökkentené azokat!