Problémamegoldás
Minden embernek naponta szembe kell néznie és meg kell oldania problémákat, mind a magánéletben, mind a szakmai életben. Ehhez analitikus készségeket és megoldási készséget hoznak magukkal.
Különösen a munkakörnyezetben lehet olyan technikákat alkalmazni, amelyek segítenek az összetett helyzetek kibogozásában, valamint az adott problémával kapcsolatos koherens és racionális döntések meghozatalában.
A probléma megoldásához először is azonosítani kell a problémát. Néha a rossz döntéseket a probléma helytelen meghatározása motiválja. Egy egyszerű módszer az ilyen hibák elkerülésére az „5 miért” megközelítés.
Az «5 miért?» Módszere
Mielőtt a lehetséges megoldásokon gondolkodna, hasznos azonosítani a probléma gyökerét, amelyet kezelni szeretne.
Ezzel a módszerrel egyszerűen ötször kell megkérdezni, hogy „miért?”, hogy a probléma gyökeréhez jussunk.
A következő példa egy irodában játszódik, és egy alkalmazott leváltására és egy új erőforrás érkezésére vonatkozik. A felületes megítélés az új alkalmazottat hibáztatná, míg az „5 miért” megközelítéssel a problémáról összetettebb képet kapunk.
1.
Az irányítási rendszer az elavult ügyfél adatokat mutatja. Miért?
2.
Mert az új alkalmazott az előző hónapban nem frissítette az adatokat. Miért?
3.
Mert senki nem tanította meg az új alkalmazottat a szoftver használatára. Miért?
4.
Mert a lecserélt erőforráson kívül senki sem tudja, hogyan kell használni ezt a szoftvert. Miért?
5.
Mert nem mérték fel annak lehetőségét, hogy ez az erőforrás elhagyja a céget, és nem becsülték meg a helyettesítés nehézségét és a munkatársak informatikai ismereteinek frissítésének szükségességét sem.
Bár a probléma orvoslása lehet az adatok egyszerű aktualizálása, az „5 miért” módszer sokkal fontosabb problémát tár fel: a személyzet hiányos ismereteit és a munkakörök helytelen szervezését.
A «6 lépés» technikája
- A PROBLÉMA MEGHATÁROZÁSA
- Az első dolog, amit meg kell tennünk, az az, hogy megértsük, mi a probléma. Próbáljon meg olyan feltételezéseket tenni, amelyek segítenek a meghatározásában:
- Mi történne, ha azonnal foglalkoznék vele? Mi lenne, ha inkább halogatnám?
- Ki lenne a legjobb személy a probléma megoldására?
- Ha a felelősség nem a tiéd lenne, változna-e bármi is.
- Megpróbálhatod egy vagy legfeljebb két mondatban is leírni az egyszerű problémát.
1.
A PROBLÉMA MEGHATÁROZÁSA
Az első dolog, amit meg kell tennünk, az az, hogy megértsük, mi a probléma. Próbáljon meg olyan feltételezéseket tenni, amelyek segítenek a meghatározásában:
Mi történne, ha azonnal foglalkoznék vele? Mi lenne, ha inkább halogatnám?
Ki lenne a legjobb személy a probléma megoldására?
Ha a felelősség nem a tiéd lenne, változna-e bármi is.
Megpróbálhatod egy vagy legfeljebb két mondatban is leírni az egyszerű problémát.
2.
A KIVÁLTÓ OK MEGTALÁLÁSA
A probléma és a probléma forrása nem ugyanaz. Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy ugyanannak a problémának több oka is van.
Miután azonosított egy vagy több kiváltó okot, tesztelheti elképzeléseit, hogy kiderítse, van-e alátámasztó bizonyíték, vagy esetleg rossz következtetésre jutott.
3.
KÜLÖNBÖZŐ MEGOLDÁSOK ELKÉPZELÉSE
Itt az ideje, hogy a kreativitásra támaszkodjunk. Először is megkérdezhet másokat, hogyan oldottak meg hasonló problémákat.
Készítsen egy listát vagy elmetérképet, és törekedjen arra, hogy többféle megoldást találjon ugyanarra a problémára, feltéve magának a kérdést, hogy „mi lett volna, ha?”.
4.
VÁLASSZON MEGOLDÁST
Itt az ideje, hogy a kreativitásra támaszkodjon. Először is megkérdezhet másokat, hogyan oldottak meg hasonló problémákat.
Készítsen egy listát vagy agytérképet, és törekedjen arra, hogy többféle megoldást találjon ugyanarra a problémára azáltal, hogy felteszi magának a kérdést: „mi lett volna, ha?”.
5.
A VÁLASZTOTT MEGOLDÁS MEGVALÓSÍTÁSA
A megoldás kiválasztása után tervezze meg a megvalósítást: mennyi időre lesz szüksége, milyen erőforrásokra, milyen emberekre stb. Döntse el, hogy mit kell tennie, és mit kell tennie másoknak, és győződjön meg róla, hogy ezt mások is megértették. Adjon magának egy időkorlátot, olyan módot, hogy megértse, mikor lesz ténylegesen megoldva a probléma.
6.
ÉRTÉKELJE A MEGOLDÁST
Ha a probléma továbbra is fennáll, vagy éppenséggel rosszabbodik, ne folytassa ugyanazt a megoldást, az nyilvánvalóan nem működik!
Még az is lehet, hogy vissza kell térnie a ciklus egy korábbi szakaszához, és meg kell ismételnie néhány lépést.
Legyen büszke magára, ha megoldotta a problémát, de ne álljon meg itt. Gondolja át, hogy miért működött az a megoldás, és hogy legközelebb ugyanígy járna-e el.
