Διαχείριση χρόνου
Ένας κλασικός ορισμός περιγράφει τη διαχείριση του χρόνου ως τη «διαδικασία προσδιορισμού των αναγκών με την ανάθεση προτεραιοτήτων και τον προγραμματισμό των εργασιών που απαιτούνται για την ικανοποίησή τους» (Lakein, 1973).
Είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος καθορισμού επαγγελματικών στόχων και διαχείρισης του οργανισμού τους σε συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο. Με τη διαχείριση του χρόνου, η χρήση του χρόνου γίνεται αποτελεσματική, επιτρέποντάς μας έτσι να βελτιώσουμε την ποιότητα του χρόνου εργασίας και, κατά συνέπεια, να βελτιώσουμε τον προσωπικό χρόνο.
Το μυαλό μας αγωνίζεται να παραμείνει στο παρόν, προβάλλεται συνεχώς στο μέλλον (σχεδιάζω, οργανώνομαι) ή στο παρελθόν (ξανασκέφτομαι, ξαναχτίζω). Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε καταστάσεις στρες και άγχους.
- Βάζετε στον εαυτό σας μακροπρόθεσμους, μεσοπρόθεσμους και βραχυπρόθεσμους στόχους για να σας βοηθήσει να σχεδιάσετε πώς χρησιμοποιείτε το χρόνο σας;
- Έχετε μια ρεαλιστική ιδέα για το πόσο χρόνο θα διαρκέσουν οι δραστηριότητες;
- Γνωρίζετε ακριβώς πόσο χρόνο χρειάζεται να αφιερώνετε στην εργασία κάθε εβδομάδα;
- Γράφετε μια καθημερινή λίστα με τα ‘to-do’;
- Είναι οι εργασίες που εργάζεστε κατά τη διάρκεια της ημέρας αυτές με την υψηλότερη προτεραιότητα;
- Έχετε ημερολόγιο που χρησιμοποιείτε τακτικά για να παρακολουθείτε τις δραστηριότητές σας;
- Θέτετε συγκεκριμένους στόχους για κάθε περίοδο εργασίας;
- Ολοκληρώνετε τις εργασίες σας τις πιο παραγωγικές σας ώρες κάθε μέρα;
Είναι σημαντικό να διαιρέσετε τα καθήκοντά σας και να τα οργανώσετε φανταζόμενοι ενδιάμεσα βήματα για την επίτευξη γενικότερων στόχων. Αυτό σας επιτρέπει επίσης να κάνετε μια ρεαλιστική εκτίμηση του φόρτου εργασίας σας.
Ένας γραπτός κατάλογος καθηκόντων, κατάστασης και προτεραιοτήτων σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε λιγότερους γνωστικούς πόρους της “μνήμης εργασίας” σας, να διαχειρίζεστε καλύτερα απροσδόκητα γεγονότα μειώνει τη συχνότητα της λήθης.
Είναι σημαντικό να θυμόμαστε ότι η ομάδα μας είναι ένας από τους μεγαλύτερους πόρους στους οποίους μπορούμε να βασιστούμε, στην πραγματικότητα η δόμηση συνεργατικών σχέσεων στις οποίες τα καθήκοντα κατανέμονται μεταξύ των μελών της ομάδας μπορεί πραγματικά να είναι πολύ αποτελεσματική.
– Η δημιουργία μιας σειράς σπουδαιότητας των δραστηριοτήτων σας σας επιτρέπει να εργάζεστε πάντα με επαρκές επίπεδο οργάνωσης σε σύγκριση με τη σημασία των στόχων που έχουμε θέσει.
– Δείτε την ενότητα Eisenhower Matrix
Αυτή η απλή ενέργεια είναι πολύ χρήσιμη επειδή μας επιτρέπει να εφαρμόσουμε έναν πιο συνειδητό και αποτελεσματικό προγραμματισμό.
EISENHOWER MATRIX
Stephen Covey
“Ότι είναι σημαντικό είναι σπάνια επείγον και ότι είναι επείγον είναι σπάνια σημαντικό”
Αυτή η φράση, που αποδίδεται στον Dwight D. Eisenhower, στρατηγό και πρόεδρο των Ηνωμένων Πολιτειών στη δεκαετία του 1950, είναι η βάση μιας μεθόδου βελτιστοποίησης χρόνου γνωστής ως μήτρα Eisenhower, επίσης γνωστή ως μήτρα Covey με το όνομα Stephen Covey, ο οποίος μελέτησε αυτό το μοντέλο στο βιβλίο του «Οι 7 συνήθειες των εξαιρετικά αποτελεσματικών ανθρώπων»
Ο πίνακας του Ε. είναι μια μέθοδος διάρθρωσης των δραστηριοτήτων κάποιου κατά προτεραιότητα και, δημιουργώντας μια κλίμακα επείγουσας δραστηριότητας, μας επιτρέπει να βελτιστοποιήσουμε τον χρόνο εργασίας μας.
Πρώτα πρέπει να ξεκινήσετε ορίζοντας δύο βασικές έννοιες:
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ
είναι μια έννοια που συνδέεται με τις προσωπικές αξίες του καθενός, επομένως είναι μια υποκειμενική παράμετρος.ΕΠΕΊΓΩΝ
είναι μια αντικειμενική παράμετρος επειδή σχετίζεται με τη χρονική μεταβλητή.
Συνδυάζοντας τις δύο παραμέτρους, έχουμε τα τέσσερα τεταρτημόρια που απαρτίζουν τον Eisenhower MATRIX
1: ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ και ΕΠΕΙΓΟΝ
να το κάνουμε τώρα
Εδώ πηγαίνουν τα σημαντικά πράγματα που μπορούν να έχουν άμεσο αντίκτυπο σε άλλους ανθρώπους και που έχουν σημαντικές συνέπειες αν δεν γίνουν. Φροντίστε αμέσως αυτές τις λειτουργίες.
2: ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ αλλά ΟΧΙ ΕΠΕΙΓΟΝ
Σχεδιάστε να το αντιμετωπίσετε αργότερα
Εδώ πηγαίνουν οι εργασίες που είναι σημαντικές, αλλά για τις οποίες έχετε ακόμα χρόνο. Προγραμματίστε την εργασία σας για να τα φροντίσετε ήρεμα αλλά χωρίς να τα παραμελείτε.
3: ΕΠΕΙΓΟΝ αλλά ΟΧΙ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ
κάντε το αργότερα
Μερικά πράγματα μπορεί να είναι επείγοντα – ειδικά για άλλους ανθρώπους – αλλά στην πραγματικότητα δεν είναι τόσο σημαντικά. Κάντε τα αργότερα ή ζητήστε από κάποιον άλλο να τα κάνει.
4: ΟΧΙ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ και ΟΧΙ ΕΠΕΙΓΟΝ
Διαγραφή
Άχρηστες δραστηριότητες που είναι χάσιμο χρόνου, προσπαθήστε να τις ξεφορτωθείτε.
Το πλαίσιο 1 περιέχει εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν το συντομότερο δυνατόν και δεν μπορούν να ανατεθούν σε άλλους (καθυστερημένα έργα, κλήσεις πελατών, επείγοντα ζητήματα που πρέπει να επιλυθούν γρήγορα, προγράμματα που λήγουν ή έχουν ήδη καθυστερήσει). Τα καθήκοντα που εμπίπτουν σε αυτό το τεταρτημόριο πρέπει να μειωθούν στο μέγιστο, καθώς είναι αυτά που αυξάνουν τον κίνδυνο να σας κάνουν να χάσετε τον έλεγχο της κατάστασης, βρίσκοντας τον εαυτό σας να εργάζεται σε μια συνεχή κατάσταση έκτακτης ανάγκης.
Το πλαίσιο 2 αφορά σημαντικές αλλά όχι επείγουσες δραστηριότητες, όπως μεσοπρόθεσμα ή μακροπρόθεσμα έργα, δραστηριότητες που αποσκοπούν στην προσωπική ανάπτυξη ή τον συγκεκριμένο καθορισμό νέων επιχειρησιακών στρατηγικών. Δεδομένου ότι πρόκειται για δράσεις στρατηγικού και μακροπρόθεσμου χαρακτήρα, μπορούν να αντιμετωπιστούν χωρίς πίεση. Να θυμάστε πάντα ότι αν δεν αντιμετωπιστούν κινδυνεύουν να γίνουν επείγοντα.
Το πλαίσιο 3 περιλαμβάνει επείγοντα αλλά όχι σημαντικά καθήκοντα. Πρόκειται για επείγουσες και παραπλανητικά σημαντικές δραστηριότητες που σχεδόν πάντα εξαρτώνται από τους ανθρώπους, ή σε κάθε περίπτωση από εξωτερικές συνθήκες, οι οποίες συχνά μπορούν να ανατεθούν. Εάν ξοδεύετε το χρόνο σας σε ενέργειες τεταρτημορίου 3, κλέβετε μόνο τους πόρους και την ενέργειά σας για να επιδιώξετε αυτό που πραγματικά σας απασχολεί και σας ενδιαφέρει.
Το πλαίσιο 4 περιέχει όλα όσα αποτελούν καθαρό και απλό χάσιμο χρόνου: ασήμαντες ή άχρηστες δραστηριότητες, περισπασμούς, περισσότερο ή λιγότερο συνειδητές δικαιολογίες για την αναβολή αυτού που είναι πραγματικά σημαντικό και/ή επείγον.
Χάρη σε αυτή τη μέθοδο, μπορείτε να βελτιστοποιήσετε το χρόνο σας, προφανώς αφού έχετε κάνει μια λεπτομερή λίστα με τις δραστηριότητες που πρέπει να εκτελέσετε, βρίσκοντας χρόνο για τον εαυτό σας και για τα πάθη και τα ενδιαφέροντά σας, μειώνοντας έτσι τους παράγοντες άγχους τόσο στην εργασία όσο και στην προσωπική σας ζωή.
Η ΜΕΘΟΔΟΣ POMODORO
Η μέθοδος Pomodoro είναι μια τεχνική διαχείρισης χρόνου που γεννήθηκε τη δεκαετία του 1980 και στοχεύει στην αξιοποίηση στο έπακρο των δεξιοτήτων συγκέντρωσης προκειμένου να επιτευχθεί η μέγιστη παραγωγικότητα. Βασίζεται σε εκτεταμένο προγραμματισμό χρόνου, έτσι ώστε να μειωθεί ο κίνδυνος περισπασμών, κακής απόδοσης και καθυστερημένων προθεσμιών. Είναι επομένως μια τέλεια τεχνική για επιχειρηματίες, προγραμματιστές, σχεδιαστές και ελεύθερους επαγγελματίες γενικά.
Ο δημιουργός Francesco Cirillo δημιούργησε αυτή την τεχνική για να αντιμετωπίσει την πανεπιστημιακή μελέτη κατά τη διάρκεια των εξετάσεων. Χρησιμοποίησε ένα κοινότοπο χρονόμετρο κουζίνας σε σχήμα ντομάτας για να επισημάνει τα διαστήματα μελέτης από τα διαλείμματα και από το χρονόμετρο που χρησιμοποιήθηκε γεννήθηκε το όνομα “τεχνική pomodoro”.
Πώς λειτουργεί;
Η ιδέα πίσω από αυτή την τεχνική είναι ότι η ανθρώπινη συγκέντρωση δεν είναι σταθερή και παρατεταμένη με την πάροδο του χρόνου, επομένως είναι απαραίτητο να σχεδιάσετε τη δραστηριότητά σας σε διαστήματα που διακόπτονται από σύντομα διαλείμματα που επιτρέπουν στον εγκέφαλο να “επαναφορτίσει” και στη συνέχεια να αρχίσει να εργάζεται ξανά με τη σωστή προσοχή .
Γενικά συνιστώνται διαστήματα 25 λεπτών με διαλείμματα 5 λεπτών.
Μετά από 4 συνεδρίες “pomodoro” (συνολικά 100 λεπτά εργασίας και 15 λεπτά διαλείμματος) μπορείτε να κάνετε ένα μεγαλύτερο διάλειμμα 15 – 30 λεπτών.
Εν συντομία
- Καθορίστε τους στόχους της εργάσιμης ημέρας και εκτιμήστε τον διαθέσιμο χρόνο.
- Χωρίστε την εργασία σε συνεδρίες των 25 λεπτών η καθεμία ρυθμίζοντας ένα "χρονόμετρο pomodoro".
- Κάθε 25 λεπτά κάντε ένα σύντομο διάλειμμα.
- Κάθε 4 "pomodoros" (δηλαδή περίοδοι εργασιακής δραστηριότητας) κάνουν μεγαλύτερο διάλειμμα.
Στην αρχή μπορεί να είναι δύσκολο να διατηρήσετε την προσοχή σε μία μόνο δραστηριότητα για 25 λεπτά ή να προσαρμόσετε τα καθήκοντα εργασίας σας στο χρονοδιάγραμμα της τεχνικής Pomodoro. Αλλά με την πρακτική θα παρατηρήσετε μεγαλύτερη ευκολία στην οργάνωση της εργασίας και απολαμβάνοντας στιγμές αναψυχής.
Μπορείτε να βρείτε διάφορα χρονόμετρα pomodoro online, τόσο για υπολογιστή όσο και για APP, εδώ είναι μερικοί χρήσιμοι σύνδεσμοι:
Ωστόσο, προσέξτε να διασφαλίσετε ότι η χρήση αυτών των εφαρμογών δεν αυξάνει τους παράγοντες απόσπασης της προσοχής αντί να τους μειώνει!
