Επίλυση προβλημάτων
Όλοι οι άνθρωποι έχουν να αντιμετωπίσουν και να λύσουν προβλήματα σε καθημερινή βάση, τόσο στην ιδιωτική όσο και στην επαγγελματική τους ζωή. Για να γίνει αυτό, αναπτύσσουν αναλυτικές δεξιότητες και ταχύτητα στον εντοπισμό λύσεων.
Ειδικά στο χώρο εργασίας, είναι δυνατή η εφαρμογή τεχνικών που βοηθούν στην επίλυση σύνθετων καταστάσεων και στη λήψη συνεκτικών και ορθολογικών αποφάσεων σχετικά με το πρόβλημα που πρέπει να αντιμετωπιστεί.
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε για να λύσετε ένα πρόβλημα είναι να το εντοπίσετε. Μερικές φορές οι κακές επιλογές υποκινούνται από έναν λανθασμένο ορισμό του προβλήματος.
Μια απλή μέθοδος για να αποφύγετε αυτά τα λάθη
είναι η προσέγγιση των “5 γιατί”.
Η ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗ ΤΩΝ 5 ΓΙΑΤΙ;
Πριν σκεφτείτε πιθανές λύσεις, είναι χρήσιμο να προσδιορίσετε τη ρίζα του προβλήματος που θέλετε να αντιμετωπίσετε.
Με αυτή τη μέθοδο απλά πρέπει να ρωτήσετε “γιατί;” πέντε φορές για να φτάσετε στη ρίζα ενός προβλήματος.
Η εύρεση της βασικής αιτίας ενός προβλήματος μπορεί συχνά να είναι χρήσιμη πριν αρχίσετε να σκέφτεστε πιθανές λύσεις. Σε αυτή την προσέγγιση, απλά ρωτάτε “γιατί;” πέντε φορές, για να εντοπίσετε την προέλευση του προβλήματος προς τα πίσω.
Το παρακάτω παράδειγμα τίθεται σε ένα γραφείο και αφορά την αντικατάσταση ενός υπαλλήλου και την άφιξη ενός νέου πόρου. Μια επιφανειακή κρίση θα απέδιδε την ευθύνη στον νέο εργαζόμενο, ενώ, με την προσέγγιση των «5 γιατί», αποκτάται μια πιο σύνθετη εικόνα του προβλήματος.
1.
Το σύστημα διαχείρισης εμφανίζει παρωχημένα δεδομένα πελατών. Γιατί?
2.
Επειδή ο νέος υπάλληλος δεν ενημέρωσε τα δεδομένα τον προηγούμενο μήνα. Γιατί?
3.
Επειδή κανείς δεν δίδαξε στον νέο υπάλληλο πώς να χρησιμοποιεί το λογισμικό. Γιατί?
4.
Επειδή κανείς, εκτός από τον πόρο που αντικαταστάθηκε, δεν ξέρει πώς να χρησιμοποιήσει αυτό το λογισμικό. Γιατί?
5.
Επειδή δεν αξιολογήθηκε η πιθανότητα εξόδου του πόρου αυτού από την εταιρεία, ούτε εκτιμήθηκαν οι δυσκολίες αντικατάστασης και η ανάγκη επικαιροποίησης των δεξιοτήτων πληροφορικής του προσωπικού
Εάν η διόρθωση του προβλήματος μπορεί να είναι μια απλή ενημέρωση των δεδομένων, η μέθοδος “5 γιατί” αποκαλύπτει ένα πολύ πιο σημαντικό πρόβλημα: έλλειψη γνώσης του προσωπικού και λανθασμένη οργάνωση των θέσεων εργασίας.
Η ΤΕΧΝΙΚΉ ΤΩΝ «6 ΒΗΜΆΤΩΝ»
Η εύρεση της ρίζας ενός προβλήματος είναι σίγουρα ένα απαραίτητο βήμα για να φτάσετε στη λύση, αλλά μπορεί να μην είναι αρκετό, ειδικά αν αντιμετωπίζετε μια ιδιαίτερα περίπλοκη κατάσταση.
Δίνοντας προσοχή στα “6 βήματα” που ακολουθούν θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε τη σωστή λύση.
1.
ΟΡΊΣΤΕ ΤΟ ΠΡΌΒΛΗΜΑ
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι σίγουρα να καταλάβετε ποιο είναι το πρόβλημα.
Προσπαθήστε να κάνετε κάποιες υποθέσεις που θα σας βοηθήσουν να το ορίσετε:
Τι θα συνέβαινε αν το φρόντιζα αμέσως;
Τι θα γινόταν αν το ανέβαλα; Ποιος θα ήταν ο καλύτερος άνθρωπος για να λύσει το πρόβλημα;
Αν δεν ήταν δική σας ευθύνη, κάτι θα άλλαζε;
Μπορείτε επίσης να προσπαθήσετε να περιγράψετε το απλό πρόβλημα σε μία ή δύο προτάσεις κατ ‘ανώτατο όριο.
2.
ΒΡΕΊΤΕ ΤΗ ΒΑΣΙΚΉ ΑΙΤΊΑ
Το πρόβλημα και η πηγή του προβλήματος δεν είναι το ίδιο πράγμα.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να βρείτε περισσότερες από μία αιτίες για το ίδιο πρόβλημα.
Μόλις εντοπίσετε μία ή περισσότερες βασικές αιτίες, μπορείτε να δοκιμάσετε τις ιδέες σας για να δείτε αν υπάρχουν αποδεικτικά στοιχεία ή αν έχετε καταλήξει σε λάθος συμπέρασμα.
3.
ΦΑΝΤΑΣΤΕΊΤΕ ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΈΣ ΛΎΣΕΙΣ
Ήρθε η ώρα να βασιστείτε στη δημιουργικότητα. Πρώτα μπορείτε να ρωτήσετε τους άλλους πώς έχουν αντιμετωπίσει παρόμοια προβλήματα.
Δημιουργήστε μια λίστα ή έναν νοητικό χάρτη και αναγκάστε τον εαυτό σας να βρει πολλαπλές λύσεις στο ίδιο πρόβλημα αναρωτώμενος «τι θα γινόταν αν;». …
4.
ΕΠΙΛΕΞΤΕ ΜΙΑ ΛΥΣΗ
Τώρα που έχετε μια επισκόπηση των διαφόρων δυνατοτήτων, ήρθε η ώρα να επιλέξετε μια λύση και να προχωρήσετε.
5.
ΕΦΑΡΜΌΣΤΕ ΤΗΝ ΕΠΙΛΕΓΜΈΝΗ ΛΎΣΗ
Αφού επιλέξετε τη λύση, σχεδιάστε την εφαρμογή της: πόσο χρόνο θα χρειαστείτε, ποιοι πόροι, ποιοι άνθρωποι κ.λπ. Αποφασίστε τι πρέπει να κάνετε και τι πρέπει να κάνουν οι άλλοι και βεβαιωθείτε ότι οι άλλοι το καταλαβαίνουν.
Δώστε στον εαυτό σας ένα χρονικό όριο και επιλέξτε έναν τρόπο να καταλάβετε πότε το πρόβλημα θα λυθεί πραγματικά.
6.
ΑΞΙΟΛΟΓΉΣΤΕ ΤΗ ΛΎΣΗ
Εάν το πρόβλημα επιμένει ή στην πραγματικότητα χειροτερεύει, μην συνεχίσετε με την ίδια λύση, σαφώς δεν λειτουργεί! Μπορεί επίσης να χρειαστεί να επιστρέψετε σε ένα προηγούμενο στάδιο του κύκλου και να επαναλάβετε ορισμένα βήματα.
Είναι εντάξει να είστε περήφανοι για τον εαυτό σας αν λύσετε το πρόβλημα, αλλά μην σταματήσετε εκεί. Σκεφτείτε γιατί λειτούργησε αυτή η λύση και αν θα κάνατε το ίδιο πράγμα την επόμενη φορά.
