Διαχείριση μέσω λογισμικού: ERP (Προγραμματισμός Επιχειρησιακών Πόρων)
ΤΙ ΕΊΝΑΙ ΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΌ ΔΙΑΧΕΊΡΙΣΗΣ ERP
Το ERP σημαίνει Enterprise Resource Planning.
Είναι ένα σύστημα λογισμικού που ενσωματώνει διάφορες επιχειρηματικές διαδικασίες και λειτουργίες μέσα σε έναν οργανισμό σε ένα κεντρικό σύστημα. Τα συστήματα ERP έχουν σχεδιαστεί για τον εξορθολογισμό και την αυτοματοποίηση των λειτουργιών, τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και την παροχή ορατότητας σε πραγματικό χρόνο σε διαφορετικές πτυχές των λειτουργιών μιας εταιρείας.
Τα πρώτα προγράμματα διαχείρισης ERP αναπτύχθηκαν ως λογισμικό τμήματος που χρησιμοποιείται για τη διαχείριση ενός μόνο τμήματος ή διαδικασίας μέσα σε μια εταιρεία, όπως η λογιστική ή η κατασκευή. Ως εκ τούτου, πολλαπλά προγράμματα διαχείρισης υπήρχαν συχνά παράλληλα μέσα σε μια εταιρεία, αλλά αυτό που χρειάζονταν οι εταιρείες ήταν να είναι σε θέση να χρησιμοποιούν αυτά τα συστήματα διαχείρισης με συνεργιστικό τρόπο.
Για παράδειγμα, μια κατασκευαστική εταιρεία έπρεπε να διασφαλίσει ότι το λογισμικό διαχείρισης αποθήκης ERP θα μπορούσε να επικοινωνήσει με το λογισμικό ERP κατασκευής και να βρει ενημερωμένα λογιστικά δεδομένα. Το αποτέλεσμα είναι ένα ολοκληρωμένο σύστημα που επιτρέπει στις εταιρείες να διαχειρίζονται πολλαπλά τμήματα ή όλους τους τομείς της εταιρείας με ένα μόνο λογισμικό. Μπορεί να φαίνεται σαν ένα μικρό πράγμα, αλλά ένα σύστημα διαχείρισης που συλλέγει όλες τις πληροφορίες σε ένα μέρος εξαλείφει το πρόβλημα της επικάλυψης δεδομένων και αποφεύγει σφάλματα, καθυστερήσεις και ανεπάρκειες.
Κύριες ειδικές λειτουργίες
Κύριες ειδικές λειτουργίες
- Διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας: Το ERP σάς βοηθά να διαχειριστείτε ολόκληρη τη διαδικασία προμηθειών, από την παρακολούθηση των απαιτήσεων αγοράς, των χρονοδιαγραμμάτων αποστολής και της επεξεργασίας παραγγελιών αγοράς έως τη διαχείριση των επιπέδων αποθεμάτων με ακρίβεια και χωρίς καθυστερήσεις.
- Διαχείριση παραγωγής: ασχολείται με τον προγραμματισμό, την παρακολούθηση και τον έλεγχο της παραγωγής, από τη δημιουργία αιτημάτων παραγωγής έως τη διαχείριση αποθήκης.
- Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού: Διαχειρίζεται δραστηριότητες ανθρώπινου δυναμικού, όπως προσλήψεις, επιδόσεις, εκπαίδευση, προγραμματισμός εργατικού δυναμικού και διαχείριση αμοιβών.
- Χρηματοοικονομικά και Λογιστική: Διαχειρίζεται τη γενική λογιστική, την τραπεζική, την τιμολόγηση, την υποβολή εκθέσεων, τις οικονομικές δραστηριότητες και τον οικονομικό σχεδιασμό.
- Data Analytics: Ανάλυση επιχειρηματικών δεδομένων μέσω αλληλεπιδραστικών πινάκων εργαλείων
- Διαχείριση αποθήκης: Διαχειρίζεται την αποθήκη, συμπεριλαμβανομένου του αποθέματος, της βελτιστοποίησης αποθήκης και της αποστολής.
- Διαχείριση πελατειακών σχέσεων: μέσω της διαχείρισης των αρχείων πελατών και των δραστηριοτήτων πωλήσεων, βελτιώνει τις σχέσεις με τους πελάτες.
Το λογισμικό ERP μπορεί επομένως να καλύψει πολλαπλές λειτουργίες και να βοηθήσει τις εταιρείες να διαχειριστούν τους πόρους πιο αποτελεσματικά, να μειώσουν το κόστος, να αυξήσουν την παραγωγικότητα και να λάβουν τεκμηριωμένες αποφάσεις.
ΤΑ ΠΛΕΟΝΕΚΤΉΜΑΤΑ ΓΙΑ ΤΙΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΌΤΗΤΕΣ ΤΟΥ ΤΟΥΡΙΣΤΙΚΟΎ ΤΟΜΈΑ
Εδώ είναι μερικοί τρόποι με τους οποίους ένα σύστημα ERP μπορεί να είναι χρήσιμο για ένα ταξιδιωτικό γραφείο:
Ένα σύστημα ERP επιτρέπει σε ένα ταξιδιωτικό γραφείο να ενοποιήσει όλα τα δεδομένα του, συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών πελατών, των κρατήσεων, των δρομολογίων, των οικονομικών συναλλαγών και των στοιχείων προμηθευτών, σε μια ενιαία βάση δεδομένων. Αυτή η κεντρική προσέγγιση απλοποιεί την πρόσβαση και τη διαχείριση δεδομένων, διασφαλίζοντας την ακρίβεια των δεδομένων και μειώνοντας τις επαναλήψεις ή τις ασυνέπειες.
Τα συστήματα ERP παρέχουν ενότητες και εργαλεία για την αυτοματοποίηση και τον εξορθολογισμό διαφόρων λειτουργικών διαδικασιών σε ένα ταξιδιωτικό γραφείο. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν τη διαχείριση αποθεμάτων, τα συστήματα κρατήσεων και κρατήσεων, την τιμολόγηση και την προσφορά, την τιμολόγηση και την οικονομική διαχείριση. Με την αυτοματοποίηση αυτών των διαδικασιών, ο οργανισμός μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο, να μειώσει τα σφάλματα και να αυξήσει την παραγωγικότητα.
Πολλά συστήματα ERP περιλαμβάνουν λειτουργικότητα CRM, επιτρέποντας στα ταξιδιωτικά γραφεία να διαχειρίζονται αποτελεσματικά τις σχέσεις με τους πελάτες τους. Η ενότητα CRM επιτρέπει στις εταιρείες να παρακολουθούν τις αλληλεπιδράσεις, τις προτιμήσεις και το ιστορικό των πελατών, διευκολύνοντας το εξατομικευμένο μάρκετινγκ, τις στοχευμένες προσφορές και την αποτελεσματική υποστήριξη πελατών.
Τα συστήματα ERP προσφέρουν ισχυρές δυνατότητες οικονομικής διαχείρισης, συμπεριλαμβανομένων των δυνατοτήτων λογιστικής, τιμολόγησης και τιμολόγησης. Αυτό βοηθά τα ταξιδιωτικά γραφεία να παρακολουθούν τις οικονομικές συναλλαγές, να διαχειρίζονται πληρωτέους και εισπρακτέους λογαριασμούς, να δημιουργούν τιμολόγια και να διατηρούν οικονομικά αρχεία με ακρίβεια. Επιτρέπει επίσης καλύτερο οικονομικό σχεδιασμό και υποβολή εκθέσεων.
Τα συστήματα ERP παρέχουν ισχυρά εργαλεία αναφοράς και ανάλυσης, επιτρέποντας στα ταξιδιωτικά γραφεία να δημιουργούν ολοκληρωμένες αναφορές και να αποκτούν πληροφορίες σχετικά με τις δραστηριότητές τους. Αυτές οι αναφορές μπορούν να περιλαμβάνουν οικονομικές επιδόσεις, αναλυτικά στοιχεία πωλήσεων, συμπεριφορά πελατών, διαχείριση αποθέματος και άλλους βασικούς δείκτες απόδοσης. Αυτές οι πληροφορίες που βασίζονται σε δεδομένα βοηθούν τους οργανισμούς να λαμβάνουν τεκμηριωμένες αποφάσεις και να εντοπίζουν τομείς βελτίωσης.
Τα ταξιδιωτικά γραφεία συχνά συνεργάζονται με πολλούς προμηθευτές, όπως αεροπορικές εταιρείες, ξενοδοχεία, εταιρείες ενοικίασης αυτοκινήτων και ταξιδιωτικούς πράκτορες. Ένα σύστημα ERP μπορεί να διευκολύνει την αποτελεσματική διαχείριση προμηθευτών διατηρώντας βάσεις δεδομένων προμηθευτών, διαχειριζόμενες συμβάσεις, αυτοματοποιώντας διαδικασίες προμηθειών και παρακολουθώντας την απόδοση των προμηθευτών. Αυτό βελτιώνει τη συνεργασία και εξασφαλίζει καλύτερη διαπραγμάτευση και έλεγχο του κόστους.
Ας περάσουμε σε ένα πρακτικό παράδειγμα εφαρμογής λογισμικού διαχείρισης ERP σε ένα ταξιδιωτικό γραφείο.
Η ΚΡΑΤΗΣΗ
Μια πράξη κράτησης περιλαμβάνει την πρόσβαση σε δεδομένα σχετικά με τη διαθεσιμότητα της ζητούμενης υπηρεσίας και την καταγραφή δεδομένων χρήστη. Το λογισμικό ERP διαχειρίζεται αυτόματα αυτή τη διαδικασία. Επιπλέον, μπορεί να καταγράψει δεδομένα που δεν είναι απαραίτητα για σκοπούς κράτησης αλλά χρήσιμα για την ανάπτυξη στρατηγικής μάρκετινγκ ή επιχειρηματικής ευφυΐας όπως: ημερομηνία και ώρα κράτησης, συσκευή, χρόνοι αναμονής κ.τ.λ.
Πώς να επιλέξετε το σωστό προϊόν για την επιχείρησή σας
Λειτουργία
Προφανώς, για να επιλέξετε ένα λογισμικό διαχείρισης, η πρώτη ερώτηση που πρέπει να κάνετε είναι: τι το χρειάζομαι; Ποια προβλήματα μπορεί να με βοηθήσει να λύσω; Η λειτουργικότητα ή ο σκοπός ενός συστήματος διαχείρισης επιχειρήσεων είναι το πρώτο σημείο που πρέπει να διευκρινιστεί πριν από την αγορά ενός.
Διορατικότητα
Το σύστημα πρέπει να είναι εύκολο στη χρήση, οπότε πριν αγοράσετε συνιστάται να δοκιμάσετε μια δοκιμή ή επίδειξη.
Προσβασιμότητα
Η πρόσβαση στα δεδομένα πρέπει να είναι δυνατή από πολλαπλά κανάλια, προκειμένου να υπάρχει ένα διασυνδεδεμένο σύστημα με το οποίο μπορείτε να εργαστείτε ενώ ταξιδεύετε, στο στούντιο ή στην έξυπνη εργασία και το οποίο επιτρέπει την πρόσβαση σε πολλούς υπαλλήλους. Για τους λόγους αυτούς, συνιστάται το λογισμικό να βρίσκεται στο Cloud.
Βοήθεια
Κατά τη στιγμή της αγοράς, είναι καλή ιδέα να μάθετε εάν η σύμβαση περιλαμβάνει μια υπηρεσία υποστήριξης μετά την πώληση για την ευκολότερη διαχείριση ενημερώσεων και πιθανών προβλημάτων στη χρήση του λογισμικού. Άλλες χρήσιμες πληροφορίες είναι να γνωρίζετε εάν οι όροι της άδειας έχουν χρονικά όρια και ποιες είναι οι μέθοδοι ανανέωσης ή απόσυρσης.
Συμβατότητα
Τα περισσότερα ERP για τουριστικά γραφεία βασίζονται σε συστήματα Windows. Εάν η εταιρεία συνεργάζεται με την Apple ή το Ubuntu, πρέπει να αξιολογήσει προσεκτικά τη συμβατότητα. Επιπλέον, η ενσωμάτωση με άλλες ψηφιακές πλατφόρμες τρίτων είναι θεμελιώδης, όπως το ηλεκτρονικό εμπόριο, το wordpress CMS, το woocommerce, το shopify κ.λπ.
Ακολουθεί μια συλλογή από κριτικές ERP για τον ταξιδιωτικό τομέα
